Belege revisionssicher archivieren. Und dann damit arbeiten.
DOCUVIA legt jedes Dokument so ab, wie es die GoBD verlangen: unveränderbar, lückenlos protokolliert und bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gesperrt. Freigabe, Zahlung und die Übergabe an DATEV laufen im selben System.
Rechnungen liegen im Postfach, Verträge im Ordner, Zahlungsbelege in einer Tabelle. Wer etwas sucht, fragt erst im Team herum. DOCUVIA bringt das zusammen, von der Post bis zur Kanzlei.
Eingang
Aus dem Postfach, per Outlook-Add-in, aus einem Ordner über den Sync-Agent oder vom Arbeitsplatz über den Desktop-Agent, oder direkt vom Handy per Scan.
Erkannt
Rechnung, Absender und Betrag werden erkannt. XRechnung und ZUGFeRD prüft DOCUVIA nach EN 16931.
Archiviert
In der richtigen Akte, mit Prüfsumme und Eingangszeit, im Speicher gesperrt bis zum Ende der Frist.
Freigegeben
Der Beleg läuft durch die Prüf- und Freigabeschritte, die Sie festlegen. Dann wird aus ihm ein SEPA-Zahlungsvorschlag.
An DATEV
Fertige Belege gehen über DATEV Beleg-Upload an die Kanzlei.
GoBD und Revisionssicherheit
Revisionssicher heißt bei uns: nachprüfbar
„GoBD-konform“ schreibt jeder auf seine Seite. So sieht es bei DOCUVIA im Einzelnen aus, am Beispiel einer Rechnung.
Lebenslauf einer Rechnung
Eingang23.09.2026, 09:14SHA-256 7f3a…c91e
GesperrtWORM im Speicherauch für uns
Protokolliertjeder Zugriffverkettet per Prüfsumme
Fristende31.12.2036je Ablageort einstellbar
Gelöschtnur mit Freigabemit Löschnachweis
Unveränderbar gesperrt
Unveränderbar
Bis zum Fristende kann niemand eine Datei löschen oder überschreiben. Auch kein Administrator.
Nachvollziehbar
Korrekturen werden neue Versionen, das Original bleibt abrufbar.
Lückenlos
Das Protokoll schreibt die Datenbank selbst. Fehlt ein Eintrag, reißt die Kette.
Zeitgerecht
Eingangszeit und Herkunft kommen automatisch dazu. Dubletten fallen sofort auf.
Fristgerecht
Sechs, acht oder zehn Jahre, eingestellt je Ablageort.
Geschützt
Rechte je Rolle und Ablageort, Anmeldung mit zweitem Faktor.
RegensburgAnwendung und Datenbank, Vautron Rechenzentrum
Frankfurt am MainDateien im Rechenzentrum in Frankfurt
Die Verfahrensdokumentation schreibt jedes Unternehmen selbst. Den Teil, den DOCUVIA übernimmt, liefern wir Ihnen fertig beschrieben mit. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ebenso.
Digitale Prozesssteuerung
Freigaben, die nicht im Postfach liegen bleiben
Wer eine Rechnung prüft und wer sie freigibt, legen Sie selbst fest. Programmieren muss dafür niemand.
Eingangaus Postfach, Ordner oder Outlookautomatisch
Sachliche PrüfungEinkaufLSTM
Freigabe Geschäftsführungnur diese zwei dürfen freigebenStufe 1, seit 2 TagenAKJB
ZahlungSEPA-Vorschlag für die Buchhaltung
Ein Beispiel. Schritte, Namen und Fristen legen Sie fest.
Eigene WegeSchritte und Sprungziele frei wählbar
Vier AugenSchritte nur für benannte Personen
Startet von alleindirekt aus dem Eingang
EskalationMail, wenn etwas liegen bleibt
Was DOCUVIA sonst noch übernimmt
Die meisten Archive enden bei der Ablage. DOCUVIA geht weiter bis zur Zahlung.
Eingang
Automatische Rechnungsverarbeitung
Erkennt eingehende Rechnungen, ordnet sie der richtigen Akte zu und markiert, was noch fehlt.
Automatischer Beleg-Import
Ein lokaler Ordner genügt: Was der Scanner dort ablegt, holt der Sync-Agent ab und stellt es im richtigen Archiv bereit.
E-Rechnung automatisch geprüft
Erkennt XRechnung und ZUGFeRD, prüft den Inhalt nach EN 16931 und legt den Prüfbericht direkt beim Beleg ab.
Zahlung und Buchhaltung
SEPA-Zahlungsvorschlag
Aus freigegebenen Belegen wird auf Knopfdruck eine fertige Zahlungsdatei für Ihre Bank.
Bankabgleich
Kontobewegungen werden automatisch den passenden Belegen zugeordnet. Offen bleibt nur, was wirklich fehlt.
DATEV-Anbindung
Fertige Belege legt DOCUVIA in einem lokalen Ordner ab. Von dort überträgt DATEV Beleg-Upload sie nach DATEV Unternehmen online.
Arbeiten im Archiv
Volltextsuche
Durchsucht auch den Inhalt Ihrer Dokumente per Texterkennung, nicht nur Titel und Aktenzeichen.
Wiedervorlagen
Erinnern rechtzeitig an Kündigungsfristen, Zahlungsziele und alles, was ein Datum hat.
Mehrere Firmen, ein Zugang
Wer für mehrere Mandanten arbeitet, wechselt mit einem Klick. Die Rechte gelten je Firma.
Kein Produkt vom Reißbrett
Gebaut für die eigene Buchhaltung und dort jeden Tag selbst im Einsatz.
Zahlung inklusiveVom Beleg bis zum SEPA-Vorschlag und Bankabgleich in einem System.
Persönlicher KontaktSie sprechen mit dem Team, das die Software baut. Keine Hotline.
In Deutschland betriebenRechenzentren in Regensburg und Frankfurt, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Passt zu Ihnen, wenn …
Rechnungen per Mail, Post und Portal kommen und jeder sie woanders ablegt.
Freigaben heute auf Zuruf laufen oder im Postfach hängen.
Ihre Buchhaltung mit DATEV arbeitet.
Auch dann, wenn Sie mehrere Firmen verwalten müssen.
Für kleine und mittlere Unternehmen. Entstanden bei net97, dort täglich für die eigene Buchhaltung im Einsatz.
Häufige Fragen zur Archivierung
Ist DOCUVIA GoBD-zertifiziert?
Ein amtliches GoBD-Zertifikat für Software gibt es nicht, auch wenn manche Anbieter damit werben. Ob ein Unternehmen GoBD-konform arbeitet, hängt an der Software und an den eigenen Abläufen zusammen. Was DOCUVIA dazu beiträgt, steht oben im Abschnitt GoBD.
Darf ich das Papier nach dem Scannen vernichten?
In aller Regel ja, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und Ihr Ablauf in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Ausnahmen gibt es etwa bei Unterlagen, die im Original vorgelegt werden müssen. Sprechen Sie das im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung ab.
Was passiert bei einer Betriebsprüfung?
Jeder Beleg ist über die Suche in Sekunden gefunden, mit Eingangszeit, Versionen und Verlauf. Die Prüfung sieht, dass seit der Ablage nichts verändert wurde.
Kann ein Mitarbeiter versehentlich etwas löschen?
Gelöschte Mappen landen im Papierkorb und lassen sich zurückholen. Die Datei selbst bleibt bis zum Fristende im Speicher gesperrt.
Was ist mit meinen Belegen, wenn ich kündige?
Sie bekommen Ihre Dokumente vollständig heraus. Wie die Übergabe abläuft, stimmen wir vorher mit Ihnen ab.
Wir nutzen bisher ein anderes Archiv. Geht das mit?
Bestehende Archive übernehmen wir, samt Ablagestruktur und ursprünglichem Eingangsdatum. Den Umfang klären wir im ersten Gespräch.
Was kostet DOCUVIA für Ihr Unternehmen?
Nach Mandanten und Nutzern gestaffelt, ohne versteckte Positionen.
1
Schnellauswahl
Startwerte für einen typischen Fall. Danach lässt sich alles fein einstellen.
2
Ihr Bedarf
Zahl der Mandanten und Nutzer. Dazu Speicher und Belege, falls Sie mehr brauchen, als inklusive ist.
Ihre Konfiguration
Monatlich
49,00 €netto
Alle Beträge zzgl. gesetzlicher USt. Speicher und Belegkontingent sind über alle Mandanten und Nutzer gepoolt.
Richtwerte für eine erste Orientierung. Ihr tatsächliches Angebot besprechen wir persönlich, es hängt etwa vom Umfang der Datenübernahme oder der gewünschten Anbindung ab. Im Grundpreis von 49 € sind 1 Mandant und 1 Nutzer enthalten. Jeder Nutzer bringt automatisch 25 GB Speicher und 250 Belege im Monat mit. Erst darüber hinaus kommen Speicher- oder Belegpakete dazu.
Sprechen wir über Ihre Dokumente
DOCUVIA ist bei net97 bereits im täglichen produktiven Einsatz. Schreiben Sie uns kurz, worum es bei Ihnen geht. Wir zeigen Ihnen gern, wie es für Ihr Unternehmen aussehen könnte.
